Бесплатная юрконсультация:
+7 (800) 550-71-06
Внутренний: 116

Оформление документов

Общие правила составления и оформления документов

Материалы по теме:

Основные правила оформления документов

Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, которые влияют на классификацию. На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации:

  • организационно-правовую;
  • плановую;
  • распорядительную;
  • справочную;
  • аналитическую;
  • отчетную;
  • финансовую;
  • договорную;
  • документацию по личному составу.

Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере.

К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. Основным нормативным актом в данной сфере является ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Это:

  • постановления;
  • распоряжения;
  • приказы;
  • решения;
  • протоколы;
  • акты;
  • письма.

Стандарт определяет: состав реквизитов, требования к их оформлению и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. Правила оформления документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов. Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:

  • формуляр документа (обязательные реквизиты);
  • бланк документа (реквизиты, содержащие информацию об авторе);
  • заголовочная часть(сведения об организации);
  • содержательная часть(основная часть, назначение и смысл);
  • оформляющая часть (реквизиты, подтверждающие подлинность и достоверность информации).

Образец грамотного оформления приказа

Общие правила составления и оформления документов

Узнать 7 опасных ошибок, которые лишают документ юридической силы

Правила оформления входящих документов

К входящим относятся документы, которые поступают в компанию из других предприятий по разным каналам связи. Они требуют соответствующего оформления, несмотря на то что создаются вне фирмы. Речь идет в первую очередь о регистрации входящей корреспонденции.

Все поступающие документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые. Первоочередной регистрации подлежат те, что имеют сжатые сроки для ответа. Например, налоговая документация. Каждый поступивший документ нужно зарегистрировать один раз — непосредственно в день поступления. Для этого лицо, ответственное за входящую корреспонденцию (на практике чаще всего это секретарь или офис-менеджер компании), проставляет на нем отметку о поступлении. В большинстве организаций для этого используется соответствующий штамп. Отметка содержит наименование предприятия, дату и время поступления документа, количество листов и входящий номер.

Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы. Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами. Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу. Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность.

Многие компании вводят журналы учета входящих документов. В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание. Входящую корреспонденцию с резолюцией уполномоченного лица передают исполнителю, а затем направляют в архив организации.

Образец журнала учета входящей корреспонденции

Общие правила составления и оформления документов

Скачать журнал

Правила оформления исходящих документов

К исходящим относят документы, созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам. Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, которые облегчают ее учет. В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения.

Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Общие правила составления и оформления документов

Скачать 5 схем-маршрутов документов в журнале

Регистрационный номер проставляют на первой странице документа. Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях. Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении, индекс по номенклатуре дел и типовой код.

Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации. Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы. Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.

Образец журнала регистрации исходящих документов

Общие правила составления и оформления документов

Скачать образец журнала

Существуют общие правила оформления исходящей документации, принятые в большинстве компаний:

  • корреспонденцию обрабатывают и отсылают в день подписания;
  • исходящие документы оформляют в двух экземплярах;
  • если документ нужно вернуть отправителю, на нем необходимо поставить соответствующую отметку — «подлежит возврату».

Основные реквизиты официальных документов

Оформление официальных документов — важная составляющая делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов.

Перечень и нумерация основных реквизитов документов соответствует ГОСТ Р 7.0.97 - 2016. Состав реквизитов, используемых при оформлении официальных документов, следующий.

РЕКВИЗИТЫ

КАК ОФОРМЛЯТЬ

ГДЕ ПРОСТАВЛЯТЬ

01 – Герб

Герб – Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования – воспроизводят на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Коммерческие компании реквизит не используют

В середине верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа

02 – Эмблема

Эмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документов

По центру верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа

03 – Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания) регистрируют в установленном законом порядке. Изображение размещайте на бланках документов в соответствии с уставом

В середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» или слева на уровне этого реквизита. Во втором случае допускается захватывать часть левого поля

04 – Код формы документа

Проставляйте на унифицированных формах в соответствии с ОКУД или локальным классификатором

В правом верхнем углу рабочего поля документа

05 – Наименование организации – автора документа

Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением

По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов.

В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов

06 – Наименование структурного подразделения – автора документа

Укажите официальное наименование структурного подразделения компании, филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа

В бланках писем и бланках конкретных видов документов подразделений под наименованием организации

...

...

...

Скачать таблицу со всеми реквизитами

Итог

Правила оформления документов регламентируют действующие нормы законодательства. Важно помнить о том, что юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления. Таким образом, знание нормативной базы необходимо для специалистов в области делопроизводства. Правила оформления и составления документов могут быть закреплены в локальном нормативном акте, инструкции по делопроизводству компании. Однако она должна полностью соответствовать действующим требованиям законодательства.

Подписка

Видео по теме:

Оформление документов на въезд иностранных граждан в Российскую Федерацию